Das Archivierungssystem D-Archv bietet eine überschaubare Benutzeroberfläche:
Im linken Bereich sieht man Hauptaufteilungseinheiten - Archive, hier z.B. Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zwischenablage.
Weiter rechts sieht man eine Baumübersicht "Lieferant/Datum" vom ausgewählten Archiv Lieferscheine. Baumansicht bedeutet, dass man erst Lieferanten durch ihre Nummer sieht. Wenn man diese ausklappt, sieht man weiter das Lieferscheindatum, dann die Lieferscheinnummer. Die Baumansicht wechselt man durch entsprechende ausklappbare Listen oben.
Rechts oben sieht man alle Dokumente, welche der Auswahl in der Baumübersicht entsprechen, wobei unten die einzelnen Seiten des ausgewählten Dokumentes dargestellt sind. Dokumentenansicht zeigt je nach Einstellung entweder alle Seiten des Dokumentes im Kleinformat gleichzeitig oder eine Seite im Großformat. Die dargestellte Seite kann man vergrößern oder verkleinern, drucken, als Datei speichern, drehen oder per E-Mail versenden.
Ein Archiv ist eine eigenständige Einheit für die Speicherung von Dokumenten. Jedes Archiv hat eigene Namen, Bild für die Darstellung in der Benutzeroberfläche und Struktur, welche der Benutzer des Systems selber bestimmen kann:
Zu jedem Archiv definiert man auch sämtliche Ansichten, welche dann in der Baumansicht dargestellt werden.
Das Scan-Center des Archivierungssystems D-Archiv ist das Kernteil, über welches neue Dokumente in das System kommen.
Man kann Dokumente im Stapel oder als einzelne Dokumente oder als einzelne Seiten eines vorhandenen Dokumentes scannen. Wenn man mehrere Dokumente als Stapel scannt, definiert man eine der folgenden Methoden, wie das System Dokumente voneinander trennt:
In diesem Scan-Center definiert man gleich Dokumenteneigenschaften, welche für ausgewählte Archive notwendig sind. In unserem Beispiel dies sind:
Für ein anderes Archiv werden diese Eigenschaften entsprechend anders aufgebaut.